如何写好办公室邮件

一封电子邮件可以让人看出你的职业素养和专业水平,以前我在平安科技公司工作,在那里沟通主要是通过电子邮件的方式来进行,所以我也学到了一些关于电子邮件的规范和注意事项,在这里分享给大家。

收件人

可能大家觉得收件人这一块没什么好注意的,把邮件地址放到收件人栏里不就可以了吗?我只能说:图样图森破

收件人的顺序很重要

如果收件人中有本部门的同事和领导,应该先将领导的名字放在前面,其他同事的名字后面放在后面,已显示对领导的尊重。请注意,这不是拍马屁,而是一种职场礼仪,而且是每个行业都会有的规则,比如VIP总会被优先接待。

如果收件人中有本部门和其他部门的人,先将其他部门的人放在前面,后面才放本部门的人。不管其他部门的人职位高低,其顺序总是先于本部门的人,同一部门的人按照领导前同事后的顺序排列。

抄送人 !== 收件人

有些人发送邮件喜欢把邮件地址一股脑都放到收件人那一栏中,而没有真正想过收件人和抄送人的区别。收件人是你发邮件的主要接收方,而抄送人并不是,发邮件给抄送人起到的是一个知会的目的,将抄送人的邮件地址放到收件人里会给抄送人带来困扰。

标题

标题要体现邮件的主题和重点,有几点需要注意:

  • 如果要引起别人注意,可以用中括号【】[]把主题括起来,比如:【 XX 活动通知】
  • 如果需要别人帮助或者反馈,可以在标题中加上求助请反馈的字样,比如:【请反馈】上周例会待办事项进展
  • 如果是会议邀请,可以在标题上写上时间和地点等信息,比如:【会议邀请】部门例会(本周二下午2点)

正文

开门见山

邮件内容建议开门见山,直述主题,同时言简意赅,以免浪费大家的时间。在以邮件为主要沟通手段的公司里,每人每天可能要处理几十上百封邮件,如果你发的邮件又臭又长,那收件人会很快失去耐心。

套用模板

邮件内容建议分成3个部分:称呼,正文,结尾,比如:XXX 您好,正文…,谢谢。不管你的邮件内容有多少,即使只有一句话,也请按照这种方式发送邮件,这样会让人觉得你发的邮件更加正式和专业。

善用分段

如果你看到一封邮件里面有很长的一段文字,那么你有很大的可能不会读完整封邮件。要如何避免这种情况呢?其实最好的办法就是将一大段文字拆成几个小段,建议一段文字不要超过一行,这样阅读者会非常容易读懂你的邮件,并有耐心看完全部内容。

吸引眼球

如果邮件内容比较长,需要收件人了解的内容又比较多怎么办呢?这个时候可以适当地将一段文字标成红色或者将其加粗字号加大,这样阅读者在读邮件的时候就会被重点标注的地方所吸引了。

Comments